Zásady ochrany a zpracování osobních údajů

Tímto prohlášením se řídí zpracování osobních údajů Správcem, které od Vás (jakožto druhé smluvní strany) Správce obdržel v souvislosti s uzavřením a plněním dodavatelské nebo odběratelské smlouvy ohledně služeb společnosti Art 4 People production s.r.o., která byla sjednána mezi Správcem a Vámi, jako dodavatelem nebo odběratelem (dále jen „Předmětná smlouva“).

Tímto prohlášením se rovněž řídí zpracování osobních údajů Správcem ve vztahu ke kontaktním osobám smluvních stran Předmětné smlouvy, jak je dále popsáno v kapitole 3 níže.

1.            SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnosti Art 4 People production s.r.o. se sídlem na adrese Hartigova 2501/248, Žižkov, 130 00 Praha 3, Česká republika, IČO: 03381943, zapsaná u Městského soudu v Praze, sp. zn. C 231101 a Klub Art 4 People, z.s., IČO: 05872413, se sídlem na adrese Hartigova 2501/248, Žižkov, 130 00 Praha 3, Česká republika, spisová značka: L 67899/MSPH vedená u Městského soudu v Praze (dále jen „Správce“), jako správce osobních údajů, Vás tímto informují o zpracování osobních údajů a o právech s tím souvisejících.

Kontaktní údaje Správce jsou následující: Art 4 People production s.r.o., adresa elektronické pošty info@art4people.cz.

2.            ROZSAH ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud jste před uzavřením Předmětné smlouvy anebo v rámci plnění takové Předmětné smlouvy jako odběratel anebo dodavatel, který je zároveň subjektem údajů (fyzickou osobou) ve smyslu čl. 4 odst. 1 nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27.4.2016 (dále jen „GDPR“), poskytl Správci své osobní údaje, a to zejména jméno, příjmení, datum narození či rodné číslo, IČO, společnost, pozice, adresa, telefon, e-mail, číslo účtu a další informace týkající se Vašeho podnikání či zaměstnání, údaje o plnění smlouvy a jiné související údaje vyplývající ze smlouvy (dále jen „Osobní údaje“), pak bude Správce takové Osobní údaje zpracovávat v rozsahu nezbytném pro plnění Předmětné smlouvy a v souladu s podmínkami stanovenými v tomto prohlášení.

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, případně od Vašeho zaměstnavatele. Abychom zajistili zpracování jen přesných a aktuálních údajů, můžeme rovněž údaje pravidelně aktualizovat z veřejných zdrojů (zejména obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, ARES, insolvenční rejstřík a internetových stránek dodavatelů).

3.            Zpracování osobních údajů ve vztahu k Vašim kontaktním osobám

Pokud nejste subjektem osobních údajů (fyzická osoba) ve smyslu čl. 4 odst. 1 GDPR a/nebo pokud jste poskytl Správci před uzavřením Předmětné smlouvy anebo v rámci plnění Předmětné smlouvy Osobní údaje členů svých orgánů, svých zaměstnanců a/nebo jiných kontaktních osob (dále jen „Kontaktní osoby“) v rozsahu jméno, příjmení, společnost, pozice, telefon, e-mail, které jsou nezbytné pro plnění Předmětné smlouvy a pro zajištění efektivní komunikace mezi smluvními stranami Předmětné smlouvy, prohlašujete a Správci zaručujete, že vůči těmto Kontaktním osobám jste splnil veškeré povinnosti stanovené v GDPR a zároveň splnil za Správce veškeré informační povinnosti Správce (zejména tedy Kontaktním osobám poskytl informace uvedené v tomto prohlášení a případně další informace požadované právními předpisy, zejména v rozsahu vyžadovaném čl. 13 a 14 GDPR) tak, aby Správce mohl tyto Osobní údaje zpracovávat pro výše uvedené účely.

Správce bude zpracovávat pouze Osobní údaje Kontaktních osob, které mu poskytnete. Zpracování Osobních údajů Kontaktních osob probíhá zejména na základě oprávněného zájmu Správce, kterým je zajištění efektivní komunikace mezi smluvními stranami.

V souladu s Předmětnou smlouvou se Správci je druhá smluvní strana na výzvu Správce povinna doložit splnění informační povinnosti vůči Kontaktním osobám, eventuálně Správce neprodleně informovat o tom, že nejsou splněny podmínky pro zpracování Osobních údajů Kontaktních osob a o změnách Osobních údajů Kontaktních osob. Případné zpracování Osobních údajů Kontaktních osob se bude řídit podmínkami stanovenými výše v tomto prohlášení.

4.            Účel, DOBA A právní základ zpracování osobních údajů

Vaše Osobní údaje (včetně Osobních údajů Kontaktních osob) zpracováváme především za účelem plnění smluvních povinností dle Předmětné smlouvy a zefektivnění komunikace mezi smluvními stranami. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:

• Plnění smluvních závazků. Osobní údaje zpracováváme pro plnění smluv o dodávkách služeb, smluv o poskytování služeb, smluv o dílo a jiných smluv, dále také pro případné reklamace zboží a služeb a evidenci našich dodavatelů a odběratelů. Údaje uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu mezi námi a druhou smluvní stranou dle Předmětné smlouvy. Poskytnutí Osobních údajů je v takovém případě nutný požadavek pro uzavření a plnění Předmětné smlouvy a bez poskytnutí Osobních údajů není možné Předmětnou smlouvu uzavřít či ji ze strany Správce plnit.
• Efektivní komunikace. Osobní údaje Vás nebo Kontaktních osob zpracováváme rovněž pro zajištění efektivní komunikace mezi námi a druhou smluvní stranou Předmětné smlouvy a dále za účelem plnění dalších smluv, kde můžete vystupovat například jako subdodavatel.
• Účetní doklady. Některé Osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách). Podle našich platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o DPH) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše Osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.
• Určení, výkon a obhajoba právních nároků. Po ukončení dodavatelského vztahu s Vámi můžeme po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich Osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.

Ze strany Správce nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

5.            Kategorie příjemců osobních údajů

Příjemci osobních údajů budou společnost Klub Art 4 People z.s., se sídlem na adrese Hartigova 2501/248, Žižkov, 130 00 Praha 3, Česká republika, IČO: 05872413

K Osobním údajům mohou mít rovněž přístup dodavatelé našich IT systémů a souvisejících služeb, kteří se nacházejí v postavení zpracovatelů osobních údajů.

K některým Osobním údajům mohou mít dále výjimečně přístup externí účetní, daňoví poradci či právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání či zaúčtování pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud se na nás při výkonu svých pravomocí obrátí orgány veřejné moci s žádostí o poskytnutí informací, jejichž součástí mohou být Osobní údaje, budeme na základě povinností vyplývajících ze zákona nebo jiného právního aktu povinni v nezbytném rozsahu Vaše Osobní údaje zpřístupnit.

S výše uvedenými příjemci, kteří jsou v pozici zpracovatelů osobních údajů, jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich Osobních údajů jako toto prohlášení.

6.            Zabezpečení dat

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná a přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro Vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit Vaše Osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k Osobním údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uloženy Osobní údaje atd.

7.            práva subjektů údajů

Máte právo požadovat po Správci opravu nepřesných Osobních údajů, které se Vás týkají, anebo doplnění neúplných Osobních údajů, právo požadovat omezení zpracování Osobních údajů (zejména v případě, pokud popíráte přesnost zpracovávaných Osobních údajů, zpracování Osobních údajů je protiprávní, Správce již Osobní údaje nepotřebuje, vznesl jste námitku proti zpracování), vznést námitku či stížnost proti zpracování Osobních údajů, požadovat přístup k Osobním údajům, být informován o porušení zabezpečení Osobních údajů, právo na výmaz a další případná práva stanovená v obecně závazných právních předpisech, jak jsou popsána níže.

Subjekty údajů, tj. vy a/nebo Kontaktní osoby, mnohou svá práva uplatňovat na adrese info@art4people.cz, a to prostřednictvím e-mailu, případně po předchozí dohodě na kontaktní adrese Správce.

Pokud budete uplatňovat svá práva, můžeme Vás požádat o poskytnutí některých dodatečných Osobních údajů, které jste nám dříve již sdělili. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán vámi. Odpovíme Vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce.

Subjekty údajů mohou uplatňovat následující práva:

a)      Oprava Osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu nebo doplnění neúplných Osobních údajů, které s námi sdílíte.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat Vaše Osobní údaje přesné a aktuální.

b)      Vymazání Osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání Vašich Osobních údajů.

Pokud nás kontaktujete s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny Vaše Osobní údaje, které máme, pokud Vaše Osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše.

c)      Zpřístupnění Vašich Osobních údajů

Máte právo požadovat informaci o tom, zda zpracováváme Vaše Osobní údaje a v jakém rozsahu. Rovněž máte právo požadovat, abychom Vám zpřístupnili Osobní údaje, které jste nám poskytli a další osobní údaje týkající se Vaší osoby, včetně poskytnutí kopie těchto údajů.

Pokud budete požadovat přenos Vašich Osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění smlouvy, můžete nás požádat o jejich přenos přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný. 

d)      Právo vznést námitky

V případě, že Vaše Osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. pokud zpracováváme Vaše údaje jakožto kontaktní osoby našeho dodavatele či odběratele), máte právo z důvodu týkajícího se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování.

Pokud v takovém případě neprokážeme naše závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převážily nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pokud neprokážeme, že tyto údaje jsou nutné pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, tak tyto údaje nebudeme dále zpracovávat a bez zbytečného odkladu je vymažeme.

e)      Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých Osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat Vaše Osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich Osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání Vašich Osobních údajů pokračovat, budeme Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

f)       Stížnost u Úřadu pro ochranu Osobních údajů 

Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracovávání Vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

Tento dokument může být pravidelně aktualizován.

Poslední aktualizace ze dne 31.01.2023